Conhecemos como padronização de processos o ato de uniformizar a realização do trabalho na empresa, de modo que toda a equipe possa se basear em único modo operacional. O objetivo é organizar e formalizar a execução das tarefas para evitar desperdício de recursos, reduzir custos, aumentar a produtividade e otimizar os prazos de entrega.
Preparamos este conteúdo para que você entenda melhor o que significa o conceito de padronização de processos e por que é tão importante que ela seja adotada pelas organizações modernas. Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!
O que é padronização de processos?
De forma simplificada, é um conceito que abrange a automatização, formalização, organização de tarefas e abordagens dentro de uma empresa no atendimento ao cliente, linha de produção, resolução de problemas, entre outros pontos.
Uma vez que os processos empresariais são realizados por diversos colaboradores e departamentos, é imprescindível que um parâmetro a ser seguido seja definido, e nele constem as expectativas para cada atividade e função desenvolvida pelos demais profissionais da equipe. Do mesmo modo, a padronização de processos deixa evidente o impacto de cada ação realizada nos resultados e o tamanho da responsabilidade pertinente a cada etapa.
Sendo assim, é muito importante que seja estabelecido um guia com todos os modos de execução e práticas que devem permanecer à disposição de toda a empresa, com a finalidade de tirar dúvidas sobre qual caminho seguir para que os objetivos sejam alcançados.
Por que a padronização de processos é importante?
Agora que você já sabe o que é padronização de processos, mostraremos uma série de motivos pelos quais vale a pena unificar a execução do trabalho das equipes em sua organização.
Utilização correta dos recursos da empresa
Essa é uma vantagem de ordem qualitativa e está relacionada ao uso dos recursos que quanto mais bem direcionados, maiores as chances de que os processos de produção sejam melhorados.
Quando a padronização é implementada, torna-se mais fácil compreender a forma como os recursos estão sendo alocados e de que maneira podem ser usados com mais efetividade. O principal impacto disso é que os gestores passam a ter mais segurança e autonomia para tomar decisões que reduzam o desperdício de materiais nos processos de produção.
Redução dos custos
A redução das despesas e custos operacionais é outra consequência direta causada pela padronização de processos. Como foi citado no tópico anterior, o uso dos recursos é potencializado, visto que as tarefas e atividades da empresa passam a seguir os mesmos parâmetros.
Com a redução de custos os gestores podem diminuir os preços dos produtos ou serviços, tornando-os mais atrativos ao consumidor, sem comprometer a lucratividade do negócio. Além disso, o monitoramento constante permite que diversas falhas sejam diagnosticadas em tempo hábil e os problemas sejam diagnosticados com mais facilidade, o que permite reduzir ainda mais os custos operacionais.
Aumento da produtividade
Quando os recursos da organização são usados corretamente e os profissionais se baseiam em procedimentos testados e aprovados, para que realizem suas funções organizacionais, o aumento da produtividade se torna mais um benefício direto.
O fato é que as rotinas de trabalho se tornam muito mais eficientes, já que a padronização de processos permite o monitoramento e acompanhamento de tudo que é realizado dentro da empresa.
Vale mencionar, ainda, que os colaboradores têm menos dúvidas em relação às suas responsabilidades e como e quando devem realizar as metodologias, o que ajuda a reduzir o desperdício de tempo e de falhas.
Melhoria na qualidade dos produtos
Para se tornar mais competitiva em seu ramo de atuação do mercado, toda empresa tem como um de seus principais objetivos melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos ao consumidor.
Considerando que o cenário atual é altamente acirrado, devido à presença de soluções tecnológicas nas organizações modernas, é fundamental garantir a satisfação dos clientes, proporcionando produtos de qualidade e com diferenciais competitivos.
Dado o contexto, a padronização de processos se mostra mais uma vez como uma forma eficiente de regular os procedimentos operacionais em cada uma das etapas de produção, pois ajuda a defini-las e a acompanhar e analisar o desempenho.
Otimização do engajamento da equipe
Toda empresa é composta por funcionários. Tê-los mais unidos e treinados é a melhor maneira de garantir um ambiente organizacional produtivo. Portanto, é correto afirmar que uma dos motivos pelos quais a padronização de processos é importante é porque ela melhora o engajamento dos colaboradores.
Para isso, é preciso transformar o espaço de trabalho em um local aberto ao diálogo, no qual todos tenham liberdade de expressar suas ideias. Além do mais, todas as opiniões e dúvidas devem ser escutadas, de modo que feedbacks sejam bem recebidos tanto por parte dos gestores quanto por parte dos profissionais que integram o time.
Transparência nos processos
Com os processos padronizados, os gestores têm muito mais facilidade em mensurar a performance dos colaboradores, assim como a forma que o trabalho é realizado e os resultados das operações.
A consequência direta é a transparência e a redução do desencontro de informações. Ou seja, é possível identificar etapas desnecessárias e eliminar atividades que apenas consomem tempo e recursos da empresa.
Redução de falhas e retrabalhos
Por fim, mas não menos importante, a redução de falhas e retrabalhos é um os principais motivos pelos quais a padronização de processos é indispensável. Com tarefas mais claras e objetivas, os colaboradores têm mais facilidade em entender o que precisa ser feito.
Isso significa que as falhas são reduzidas exponencialmente dos procedimentos operacionais, o que elimina também a necessidade de que os trabalhos precisem ser realizados novamente.
Como você pôde conferir, a padronização de processos é o pilar da inovação nas empresas atuais. Com a presença da tecnologia e de soluções digitalizada, é possível unificar a execução das tarefas de produção. Além disso, mostramos como esse conceito pode tornar as organizações muito mais competitivas nos mercados em que atuam, garantindo mais qualidade aos seus produtos e serviços e, é claro, a satisfação do consumidor.
Acredita que a padronização de processos pode ser a solução que seu negócio precisa para se tornar mais competitivo? Então entre em contato com a gente agora mesmo para saber como a Datum pode ajudar a sua empresa!
