Erros e gargalos podem ocorrer nas empresas de TI. A questão é que isso pode trazer uma série de problemas para os negócios. Para isso, é fundamental encontrar formas de minimizar essas ocorrências e, assim, ter melhores resultados e permitir o sucesso do cliente. O mapeamento de processos de TI é fundamental dentro desses espaços. Portanto, é importante que os gestores da área estejam atentos a isso e compreendam a importância de sua adoção.
Mostraremos neste artigo como ele é fundamental e tiraremos suas dúvidas sobre o tema. Boa leitura!
O que é o mapeamento de processos de TI?
O mapeamento de processos de TI diz respeito as ações que tenham por objetivo permitir a governança total sobre o uso de tecnologia nas organizações. Só é possível ter uma gestão eficiente sobre isso quando é identificado quais são os processos existentes e, assim, analisar o que está funcionando, o que não está, bem como promover mudanças necessárias.
Assim, o mapeamento é fundamental quando você visa trazer uma melhoria dos processos existentes, bem como realizar transformação das atividades internas de forma eficiente, minimizando erros que poderiam vir a acontecer.
Quando o mapeamento de processos de TI deve ser colocado em prática?
Há alguns momentos nos quais é mais recomendável aplicar o mapeamento de processos de forma eficiente. É importante ter ciência deles para identificar quando é necessário utilizá-lo. Vejamos a seguir:
- quando há a necessidade de padronização dos processos;
- quando aplica-se mudanças importantes em seu negócio, principalmente no que concerne a processos internos;
- na criação de novos produtos ou serviços na empresa;
- quando visa-se gerar diferenciais competitivos para seu negócio;
- quando há análise para realização de novos investimentos;
- quando adota-se as metodologias ágeis na organização, entre outros.
Quais os motivos que tornam o mapeamento de processos tão importante?
Por que o mapeamento de processos é tão fundamental? O que ele pode trazer de benefícios para as organizações? Vamos falar sobre os principais pontos a seguir.
Criação de padrões
Os padrões de processos são importantes para que seja possível ter uma melhor estruturação interna. Isso perpassa, também, a padronizar as ações internas. Se, por exemplo, o seu setor de Devs tem determinados padrões para realização de procedimentos, e o Ops vai por outro caminho, será necessário que cada um dos setores faça adaptações e isso consome tempo desnecessário.
Assim, é possível identificar em quais pontos torna-se fundamental realizar criação de padrões. Isso só pode acontecer quando você entende cada parte das ações realizadas internamente e como elas impactam outros processos interdependentes.
Identificação de gargalos
Os gargalos atrapalham consideravelmente os fluxos produtivos e eles ocorrem, muitas vezes, por excessos de processos desnecessários ou travas que impedem a fluidez nas ações. O que pode estar prejudicando os processos do seu negócio? O mapeamento permite identificar essas questões.
Por exemplo, a elaboração de um relatório perpassa pelos seguintes passos:
- solicitar os dados do setor X e Y;
- envio dos dados pelos setores X e Y;
- análise das informações;
- reenvio para conferência dos setores X e Y;
- após a revisão, a passagem para os diretores da organização.
E se isso pudesse ser facilitado e minimizar o número de etapas? Isso é possível, por exemplo, com a adoção de um sistema ERP, no qual se os dados dos setores já estivessem salvos, seria possível ter a análise. Outro destaque seria relatório que pode, também, ser elaborado de forma automatizada, permitindo mais fluidez no dia a dia. Muito bom, não é mesmo?
Eliminação de retrabalho
Como falamos, quando há a possibilidade de observar os processos internos, é possível eliminar pontos que podem gerar necessidade de retrabalho. Isso porque, desencontros entre setores na área de desenvolvimento ocorrem, o que gera a necessidade de realizar o retrabalho de adaptação para o padrão daquela área.
Assim, o mapeamento permite analisar, por exemplo, quais são os setores que estão sofrendo mais com retrabalho, identificar suas origens e saber como atuar para prevenir este tipo de situação.
Estimativa de recursos
O mapeamento de processos permite identificar, também, os requisitos de cada setor. Assim, é possível saber quais são os recursos que devem ser dispendidos situação a situação, setor a setor.
Esse controle é importante caso seja necessário realizar algum tipo de corte de gastos. Permite-se, assim, identificar até que ponto podem ocorrer contenções, de forma a não prejudicar o funcionamento interno do negócio.
Entrega de informações relevantes
Seu negócio está trabalhando, de fato, com entrega de informações relevantes tanto para os diretores, gestores e para os clientes? Quais são os processos que, de fato, fazem diferença no dia a dia do negócio e, portanto, precisam de mais monitoramento?
Muitos negócios realizam o monitoramento de alguns pontos que, na verdade, não são relevantes para serem observados. Assim, tira-se o foco daquilo que realmente importa. Além disso, o mapeamento de processos permite que você possa hierarquizar o que merece atenção imediata e quais podem ser monitorados com maior espaçamento.
Previsão dos riscos
Planos de contingência são fundamentais para saber o que fazer em momentos delicados de falhas. Esses documentos são fundamentais em quaisquer negócios e naqueles especializados em TI, garantindo a funcionalidade das soluções e sistemas da empresa.
Afinal, riscos podem não só impedir as ações internas do seu negócio, mas também podem inviabilizar as ações dos seus clientes. Por isso, é fundamental buscar formas de minimizar problemas que podem vir a ocorrer.
Mas como identificar os potenciais riscos? Isso só ocorre quando você tem consciência de tudo que ocorre no negócio e de que forma esses pontos estão interligados nas rotinas. Assim, o mapeamento de processos permite identificar as vulnerabilidades existentes, de que forma é possível minimizá-las e antecipar os possíveis impactos negativos que os problemas podem trazer.
Para realizar o mapeamento de processos de TI, é importante observar a sua empresa como um todo, definindo fluxogramas que determinem como uma ação implica em outras. Assim, será possível ter mais clareza dos impactos de um dos processos sobre outros, a importância de cada um deles e os riscos envolvidos. Contar com uma consultoria de TI pode ser importante para ter uma visão externa sobre o tema.
Além disso, pode-se adotar soluções que sejam focadas para este tipo de situação. Quer saber mais sobre? A Datum TI pode auxiliá-lo nisso. Entre em contato, converse com um de nossos consultores e tire suas dúvidas sobre nossas soluções para este fim.
